博客 敏捷与Scrum 与内部和外部利益相关者的项目启动会议

与内部和外部利益相关者的项目启动会议

从每个月的小项目到5至10年的大型项目,项目启动会议对于每个项目都是至关重要的。这次会议是启动高层讨论以吸引团队和重要利益相关者的基础。 有时项目经理必须决定哪个启动会议首先与外部利益相关者或内部利益相关者进行。

当需求/目标不清楚或部分未知时,出于以下三个原因,建议首先与客户举行启动会议。

  • 使项目目标清晰。
  • 您可以确定项目的关键利益相关者和非关键利益相关者。
  • 在您与内部团队的下一次启动中,此启动可以作为关键输入

当明确了解项目要求/目标的细节后,出于以下三个原因,应首选内部启动会议

  • 要清楚地勾勒出项目范围,以免发生最后更改。
  • 内部利益相关者和项目团队拥有更广泛的信息,可以从客户那里获取缺失的投入。
  • 可以在客户启动会议上获得任何进一步的说明和/或缺少输入,而不是安排其他会议。

首先进行内部会议的好处是,您可以在内部讨论有关交付的限制。如果您在某些领域缺乏专业知识,则可以计划替补人员。内部启动为团队成员之间的互动提供了时间和空间,这将使团队自我调整,然后再将其提供给客户。有了资源团队,谁不’彼此认识并首次面对客户时,您可能最终会陷入内部的脱节和沟通鸿沟。当项目经理遍历议程要点时,它提供了一个机会来汇编来自团队的查询,并且可以解决它们是否是内部的。如果查询与客户详细信息相关,则可以将其记录下来,以便可以在外部启动中处理。这将节省客户启动会议期间的大量时间。除此资源计划外,任何其他要求都可以在内部会议中进行审查。

项目启动会议通常在项目开始时举行。这是在项目启动过程中,甚至在制定详细要求之前,甚至在开发和批准业务案例之前。因此,对于启动会议实际上是什么,我们似乎有多种定义。这意味着何时召开开工会议的细节在很大程度上取决于项目’特定的环境。

举行启动会议的其他优点是

  • 更好地了解项目需求和最终目标。
  • 概述什么不在范围内,什么在范围内。
  • 团队成员之间更好的理解。
  • 帮助涵盖所有关键信息,并且团队了解大多数内部风险及其缓解计划,因此他们为外部启动会议做了更多准备。
  •  有效的启动可以发现可能的生产问题并确定无法预料的效率。内部团队可以评估这些内容,或者将它们作为外部启动会议的文档/脚本的一部分,或者准备在客户提出问题时做好准备。 

就像开夜演出一样,外部启动会议应向外部利益相关者证明内部团队可以很好地合作。系统和有计划的团队合作可以对客户产生很好的影响,从而增加对客户的信任和信心。客户将对他们的合同授予决定感到满意,并准备为未来的合同寻找相同的客户。

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